L a Dirección General de los Registros y del Notariado dictó el pasado 1 de Julio de 2.015 una Instrucción, relativa a los mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los Registros Mercantiles, en la que se soluciona el problema de la privacidad del contenido de los libros de los empresarios después de que el pasado 12 de Febrero de 2.015, la Dirección General de los Registros y del Notariado dictara una Instrucción relativa a la legalización telemática de los libros de los empresarios amparándose en el Artículo 18 de la Ley 14/2013 de 27 de Septiembre de Apoyo a los emprendedores y su internacionalización en la que se establecía la obligatoriedad de que la legalización de los libros de los empresarios se hiciera telemáticamente.
El principal problema que presentaba la legalización telemática de los libros de los empresarios era la violación de la intimidad de los secretos de empresas al legalizarse los libros sin ningún tipo de sistema de encriptación ni de seguridad alguna cuando previamente la legalización de los libros se hacía en blanco sin que el registrador tuviera acceso en ningún momento al contenido de los libros.
Así, en esta nueva Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado se soluciona ese problema de seguridad y de privacidad planteando las siguientes opciones para que cada empresaria opte por aquella que considere que protege mejor su privacidad:
1. Opción de cifrado de seguridad de los ficheros: Se establecen dos sistemas de cifrado que cada una de las empresas podrá elegir libremente:
– El cifrado de clave simétrica: Cuando el empresario no desee remitir al Registro mercantil en abierto los ficheros de todos o algunos de los libros susceptibles de legalización, podrá utilizar sobre cada fichero que desee encriptar algunos de los siguientes algoritmos de cifrado por bloques simétricos con el formato establecido en la Instrucción de 12 de Febrero de 2.015. En este sentido, la Dirección General de los Registros y del Notariado pondrá a disposición de las empresas el aplicativo correspondiente a través de la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores.
– El cifrado con doble clave pública y privada a través de actuaciones de las entidades prestadoras de servicios de certificación de firma electrónica reconocida y actuando éstas como terceros de confianza.
2. Opción sin cifrar: El empresario transmite al Registro Mercantil los libros sin ningún cifrado de seguridad pero el Registrador debe tratar la información con un grado de seguridad de nivel medio como mínimo preservando el derecho de los ficheros mientras permanezcan en su poder.
En cualquier caso, se establece la obligatoriedad de que el Registrador sea responsable del debido cumplimiento de las obligaciones derivadas de la vigente legislación sobre protección de datos. Además, en tanto en cuanto esos documentos permanezcan en poder del Registrador, éste deberá conservarlos y protegerlos de manera responsable hasta que expida la correspondiente certificación de legalización para, acto seguido, borrar esa documentación de sus archivos, salvo que la calificación sea defectuosa, en cuyo caso mantendrá la documentación hasta que se produzca la subsanación o hasta que caduque el asiento de presentación.
Finalmente, se establece la posibilidad de que, los libros legalizados en blanco con asientos de ejercicios iniciados después del 29 de Septiembre de 2.013 y cerrados no más tarde del 31 de Diciembre de 2014 que no hayan sido trasladados a un libro en formato electrónico, puedan legalizarse en papel solicitándose así al Registro Mercantil correspondiente.
Con esta nueva Instrucción se soluciona definitivamente el problema de la seguridad en la legalización telemática de libro que tanta polémica y preocupación había suscitado desde la entrada en vigor de la Instrucción del pasado 12 de Febrero. Si aun así tienen alguna duda pueden ponerse en contacto con Arrabe Asesores en el teléfono 91 714 04 89.
