L as sociedades mercantiles están obligadas a presentar y legalizar ante el Registro Mercantil correspondiente los libros contables, mercantiles y de carácter fiscal que sean obligatorios dentro de los cuatro primeros meses a contar desde el cierre del último ejercicio fiscal. Así, las sociedades mercantiles cuyo cierre fiscal haya tenido lugar el pasado 31 de Diciembre de 2.015 (fecha en la que tiene lugar el cierre fiscal de la mayoría de compañías mercantiles) dispondrán de hasta el 30 de Abril de 2.016 para proceder a la confección, presentación y legalización telemática ante el Registro Mercantil de estos Libros.

Los Libros Oficiales que deben confeccionar, presentar y legalizar ante el Registro Mercantil las sociedades mercantiles son los siguientes:

• Libro Diario: Se trata de un Libro en el que las empresas deben registrar todas las operaciones de la actividad económica de forma diaria o cronológica. Este Libro Diario se elabora para cada ejercicio económico, que en la mayoría de empresas coincide con el año natural, y que se inicia con el registro de la situación actual de la empresa mediante un asiento de apertura recogiendo las operaciones del año y cerrándose con un registro de la situación final del año mediante un asiento de cierre.
• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Se trata de un Libro en que se recoge la situación inicial de la empresa, su evolución mediante balance de sumas y saldos, el inventario final de la empresa así como un conjunto de informes contables que reciben el nombre de Cuentas Anuales que recogen un Balance de situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, la Memoria del ejercicio y el estado de flujos de efectivo.
• Libro Mayor: Este Libro no es obligatorio ni su confección, ni su presentación ni legalización pero es recomendable su llevanza.
• Libro de Actas: Puede tratarse de un Libro de Actas de la Junta General o del Consejo de Administración según cada caso y en él se deben recoger las decisiones  y acuerdos adoptados en las Juntas Generales o en las reuniones del Consejo de Administración ya sean con carácter ordinario o extraordinario. En cada una de las actas se debe hacer referencia a los nombres de los asistentes, Orden del Día, acuerdos adoptados así como votaciones.
• Libro de Registro de Socios y/o Acciones nominativas: Se trata de un Libro en el que se registra la identidad de los socios propietarios de las participaciones en la Sociedad así como la evolución o transferencia de éstas cuando estas operaciones se produzcan.

En función del tipo de sociedad mercantil, ésta deberá llevar un Libro concreto. De este modo, las sociedades de responsabilidad limitada, sociedad limitadas laborales y sociedades de garantía recíproca deben llevar un Libro de registro de socios; las sociedades de responsabilidad limitada unipersonal deben tener llevar un Libro de registro de la Sociedad y las sociedades anónimas, sociedades anónimas laborales y sociedades comanditarias por acciones deben llevar un Libro registro de acciones nominativas.

• Libros del IVA: Se trata de los siguientes libros: Libro de facturas emitidas, Libro de facturas recibidas y Libro de bienes de inversión y Libro de operaciones intracomunitarias en caso de haberlas.

Todos y cada uno de estos Libros se deben legalizar telemáticamente ante el Registro Mercantil correspondiente, tal y como aparece recogido en la Ley 14/2013 de 27 de Septiembre de Apoyo a los emprendedores y su internacionalización que establece en su artículo 18 que “todos los libros que, obligatoriamente deben llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluido los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio social”.

De este modo, y tras la instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) del pasado 12 de Febrero de 2.015, aclarada por la instrucción del pasado 1 de Julio de 2.015 de la DGRN, las sociedades mercantiles tienen la obligación de confeccionar, presentar y legalizar telemáticamente estos Libros Oficiales ante el Registro Mercantil correspondiente dentro de los cuatro primeros meses a contar desde el cierre del ejercicio fiscal abandonando así el formato tradicional de los libros en formato papel. Así, la mayoría de sociedades mercantiles, cuyo cierre del ejercicio social ha tenido lugar el pasado 31 de Diciembre de 2.015, deberán cumplir con esta obligación antes del 30 de Abril de 2.016.

Desde el Departamento Fiscal – Mercantil de Arrabe Asesores podemos ayudarle en la confección, presentación y legalización telemática de los Libros Oficiales ante el Registro Mercantil. Contacte con nuestro Despacho en el teléfono 91 714 04 89 y pida cita con uno de nuestros asesores.