T oda Sociedad Limitada (SL) deberá cumplir una serie de obligaciones contables, fiscales o laborales, entre otras, ante organismos de distinta índole tales como la Agencia Estatal de la Administración Tributaria o el Registro Mercantil correspondiente. Conocer cada una de esas obligaciones de una Sociedad Limitada, en qué consisten y cuál es el plazo para su correcta ejecución es importante para evitar sanciones o infracciones que pueden acabar perjudicando seriamente a las empresas y a su funcionamiento.

Desde Arrabe Asesoreshemos elaborado una guía con todas las obligaciones que debe cumplir una empresa desde su creación y de manera periódica atendiendo a lo establecido en las Leyes y en el Código de Comercio. A continuación, analizamos cada una de estas obligaciones de las Sociedades Limitadas, cómo se deben llevar a cabo y en qué plazos.

Obligaciones Contables de una Sociedad Limitada

Las Sociedades Limitadas deberán llevar a cabo una contabilidad ordenada y, de acuerdo a lo establecido en el Código de Comercio deberán llevar los siguientes libros obligatorios:

1. Libro de Inventario y Cuentas Anuales: Este Libro se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa y en él se inscribirán, al menos trimestralmente con sumas y saldos, los balances de cierre del ejercicio y las Cuentas Anuales que a su vez incluyen el Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y la Memoria.
2. Libro Diario: En este Libro se registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. También puede realizarse una anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes siempre que su detalle quede reflejado en otros libros.
3. Libro de Actas: En este Libro se dejará constancia de las Actas de las Juntas de socios celebradas en el seno de la Sociedad que además deberán ir debidamente firmadas y que se deberán legalizar ante el Registro Mercantil correspondiente.
4. Libro de Registro de Socios: En este Libro se dejará constancia de las participaciones sociales con las que cuenta cada Socio dentro de la Sociedad.
5. Libro de registro de contratos si se trata de una Sociedad Limitada Unipersonal.

Estos Libros se deberán conservar durante, al menos, 6 años desde el último asiento efectuado en los mismos. Respetar este periodo forma parte de las obligaciones de una Sociedad Limitada. Además de estos Libros, las Sociedades, de manera voluntaria, pueden contar y presentar otro tipo de libros y registros como el Libro Mayor, necesario para la confección de balances de sumas y saldos.

Obligaciones de una Sociedad Limitada ante el Registro Mercantil

A) Legalización de Libros

Toda Sociedad Limitada, además de llevar de una manera ordenada un Libro de Cuentas Anuales, un Libro de Actas y un Libro de Socios, deberá legalizar éstos ante el Registro Mercantil del domicilio de la sociedad. Estos Libros se pueden legalizar telemáticamente desde el pasado mes de febrero sin necesidad de acudir físicamente al Registro Mercantil.

B) Depósito y aprobación de Cuentas Anuales

Los administradores de la Sociedad deberán depositar dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales los siguientes documentos:

1. Solicitud firmada por el representante.
2. Certificación del Órgano competente aprobando las Cuentas Anuales y la distribución del resultado.
3. Acreditación de que las cuentas auditadas coinciden con las que han sido objeto de auditoría.
4. Ejemplar de las Cuentas Anuales (Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias y Memoria) firmada por los administradores.
5. Ejemplar del informe de gestión firmado por los administradores.
6. Ejemplar del informe de auditoría en el caso de que se tenga la obligación de realizarla.
7. Certificado en el que figure el negocio producido por las acciones propias.

A continuación, el registrador del Registro Mercantil calificará estos documentos dentro de los 15 días siguientes a su depósito. Si no se aprecia ningún defecto, se practicará el correspondiente asiento en el Libro de depósito de Cuentas y en la hoja correspondiente a la sociedad depositante y, si se apreciara algún defecto, se calificará la causa en la antefirma devolviendo a la sociedad para que rectifique debiendo el Registro Mercantil conservar los documentos depositados durante los 6 años siguientes. En el caso de incumplir con esta obligación de la Sociedad Limitada, ésta podría ser sancionada con una multa cuyo importe va desde 1.202,02 euros a 60.101,21 euros por cada año de retraso prescribiendo a los 3 años y, si la sociedad tiene un nivel de facturación superior a 6.010.121,04 euros, el límite de la multa por cada año de retraso se elevará a los 300.506,05 euros. Además, tampoco se permitirá la inscripción de ningún documento de la Sociedad en el Registro Mercantil a excepción de títulos de cese, dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores o revocación o renuncia de poderes, así como relativos a la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores o asientos ordenadores por la Autoridad Judicial o Administrativa.

Obligaciones fiscales de una Sociedad Limitada

A) IVA

B) Impuesto sobre Sociedades

C) Comunicar cambios de domicilio fiscal de la Sociedad

Obligaciones ante la TGSS de una Sociedad Limitada

Toda Sociedad deberá, si dispone de trabajadores asalariados, cumplir con las siguientes obligaciones frente a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS):

1. El empresario deberá inscribirse en el Sistema de la Seguridad Social.
2. Comunicar cualquier alta, modificación o baja de empleados.
3. Abonar los seguros sociales de sus trabajadores.