La Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece entra en vigor mañana, 19 de octubre, fecha a partir nace la obligación para empresarios y profesionales del sector privado de hacer uso de la facturación electrónica. El objetivo es continuar avanzando en la digitalización y luchar contra el fraude fiscal.

Esta facturación electrónica agiliza la facturación, se reducen tiempos, se ahorra en costes de papel, se reduce el impacto medioambiental, los errores humanos, se goza de una mayor transparencia en la información y se reduce la morosidad.

Con la entrada en vigor de esta Ley, todas las empresas del sector privado deberán adaptar sus sistemas de contabilidad y facturación para cumplir con la obligatoriedad de la facturación electrónica. Desde GEFISCAL ETL Global analizamos quiénes deberán cumplir con esto, en qué condiciones y cuáles serán sus obligaciones.

¿Quiénes estarán obligados a hacer uso de la facturación electrónica?

Esta obligatoriedad de hacer uso de la facturación electrónica (ya en vigor para las transacciones que realizan las empresas con la Administración Pública y cuyo importe sea mayor a 5.000 euros) afectará a todos los empresarios, aunque los empresarios y profesionales con una facturación anual superior a los 8 millones de euros estarán obligados a partir del año de aprobación del reglamento de esta Ley (aun no publicado) y el resto de empresarios y profesionales lo estarán a los dos años de su publicación.

Una vez que nazca esta obligación, todos los empresarios y profesionales deben expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales. Por su parte, el destinatario y emisor deben proporcionar información sobre los estados de las facturas.

En lo que se refiere a los trabajadores autónomos y pymes, éstas deberán cumplir con los siguientes requisitos:

• Tener firma o certificado electrónico.
• Cumplir con los requisitos del Reglamento de Facturación.
• Contener el mismo contenido que una factura tradicional.
• Se ha de facilitar el acceso a la factura electrónica de manera que se pueda leer, descargar, imprimir o reenviar.
• Se deben conservar un mínimo de cuatro años.

El cliente podrá solicitar una copia de la factura electrónica sin costes adicionales durante los cuatro años desde la emisión y podrá consultar sus facturas electrónicas, aunque haya resuelto ya su contrato con la empresa emisora.

Las empresas que no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas estando obligadas a ello, o no permitan el acceso a esas facturas a personas que hayan dejado de ser clientes, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros.

Por su parte, las empresas que presten servicios al público en general de especial transcendencia, es decir, aquellas con más de 100 trabajadores o volumen anual de operaciones superior a 6.010.121,04 euros y que operen en los sectores de comunicaciones electrónicas a consumidores, servicios financieros destinados a consumidores, suministro de agua a consumidores, suministro de gas al por menor, suministro eléctrico a consumidores finales, agencias de viajes, transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima o por vía área o comercio al por menor deberán cumplir con las siguientes obligaciones:

• Si un particular solicita recibir facturas de forma electrónica deberán emitirlas en dicho formato independientemente del tamaño de su plantilla o del volumen anual de operaciones (excepto agencias de viaje, de transporte o comercio al por menor que sólo están obligadas cuando la contratación se haya hecho por medios electrónicos).
• Facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita.
• Habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento.

¿De qué hablamos cuando decimos “facturación electrónica”?

La factura electrónica o e – factura se refiere a una factura digitalizada que se emite y se recibe vía electrónica. Tiene un formato estructurado que permite realizar y gestionar facturas electrónicas automáticamente a través de sistemas informáticos, utiliza un lenguaje XML, que es la base de poder ser considerada factura electrónica y no cualquier otro formato.

¿Cómo debe realizarse esa facturación electrónica?

Esta facturación electrónica deberá realizarse a través de aplicaciones informáticas que deben garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuitas.

Así lo pusieron de manifiesto José Manuel Cambero y Jesús Martín Javato, jefes de sección del área fiscal de GEFISCAL ETL Global en la Jornada Informativa “Está tu negocio adaptado a la nueva facturación” organizada por GEFISCAL ETL Global en colaboración con Wolters Kluwer del pasado 10 de octubre en la que se expuso el marco legal en el que sustenta esta nueva obligación que afecta a los empresarios en lo que a facturación electrónica se refiere.

Consecuencias del no cumplimiento de esta facturación electrónica

No cumplir con estas obligaciones tiene consecuencias: existen sanciones de hasta 10.000 euros para trabajadores autónomos y empresas que no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas y para quienes no permitan que accedan personas que han dejado de ser clientes.

La facturación electrónica antes de la Ley Crea y Crece

Con anterioridad a la Ley Crea y Crece, tal y como se establecía en el artículo 8 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, las facturas podían expedirse por cualquier medio, en papel o formato electrónico siempre que se permitiera garantizar al obligado a su emisión, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación los siguientes aspectos:

• La autenticidad de su origen, que asegurará la identidad del obligado a su expedición y del emisor.
• La integridad de su contenido, que asegurará que no ha sido modificado.
• Su legibilidad.

En este sentido, la factutra electrónica será aquella expedida y recibida en formato electrónico, que se ajuste a lo establecido legalmente y cuya expedición se condicionaba a que el destinatario de la misma hubiera dado su consentimiento. Éstas debían ser autenticadas mediante una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, un intercambio electrónico de datos (EDI), otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma y mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.

GEFISCAL ETL Global ayuda a las pymes y autónomos a adaptarse a la facturación electrónica

Desde nuestra área TIC contamos con consultores informáticos especializados en el desarrollo de soluciones informáticas para que empresas y profesionales puedan adaptarse a esta facturación electrónica.

En este sentido, el programa Kit Digital del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital ofrece ayudas de hasta 12.000 euros para que empresas y autónomos con trabajadores puedan adaptarse a la facturación electrónica.

Si necesitas asesoramiento no dude en contactar con nuestra Área TIC en los teléfonos 927 248 400 o 919 545 414 para solicitar presupuesto.