Las sociedades mercantiles cuyo ejercicio social haya finalizado el pasado 31 de diciembre (fecha en la que tiene lugar el cierre fiscal de la mayoría de compañías mercantiles) tienen la obligación de presentar y legalizar ante el Registro Mercantil correspondiente los Libros Oficiales del ejercicio 2019. El plazo ordinario para dicha tramitación siempre ha sido de cuatro meses desde el fin del cierre del ejercicio, de tal manera que, las sociedades mercantiles cuyo cierre fiscal haya tenido lugar el pasado 31 de diciembre de 2019 tendrían hasta el 30 de abril de 2020 para proceder a la confección, presentación y legalización telemática ante el Registro Mercantil de estos Libros. No obstante, tras la declaración del Estado de Alarma, dichos plazos han sido modificados.
Presentación y legalización de Libros tras el Estado de Alarma
La declaración del Estado de Alarma, realizada por el Gobierno el pasado 14 de marzo y que finalizará el próximo 21 de junio, ha provocado la suspensión de plazos tributarios y administrativos como el correspondiente a la presentación y legalización de los Libros Oficiales del ejercicio 2019 ante el Registro Mercantil.
Así, frente al plazo ordinario del 30 de abril, la Disposición Final Octava del Real Decreto – Ley 19/2020, el plazo para la legalización de libros será hasta el 30 de septiembre de 2020, sin perjuicio de que puedan ser presentadas en cualquier momento, una vez que esté confeccionados los libros.
¿Cuáles son los Libros Oficiales que se deben presentar ante el Registro Mercantil?
Tanto si es la primera vez que tienes que cumplir con esta obligación o a modo recordatorio, los Libros Oficiales que deben confeccionar, presentar y legalizar ante el Registro Mercantil las sociedades mercantiles son los siguientes:
- Libro Diario: Se trata de un Libro en el que las empresas deben registrar todas las operaciones de la actividad económica de forma diaria o cronológica. Este Libro Diario se elabora para cada ejercicio económico.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Se trata de un Libro en que se recoge la situación inicial de la empresa, su evolución mediante balance de sumas y saldos, el inventario final de la empresa, así como un conjunto de informes contables que reciben el nombre de Cuentas Anuales que recogen un Balance de situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, la Memoria del ejercicio y el estado de flujos de efectivo.
- Libro Mayor: Este Libro no es obligatorio ni su confección, ni su presentación ni legalización, pero es recomendable su llevanza.
- Libro de Actas: Puede tratarse de un Libro de Actas de la Junta General o del Consejo de Administración según cada caso y en él se deben recoger las decisiones y acuerdos adoptados en las Juntas Generales o en las reuniones del Consejo de Administración ya sean con carácter ordinario o extraordinario.
- Libro de Registro de Socios y/o Acciones nominativas: Se trata de un Libro en el que se registra la identidad de los socios propietarios de las participaciones en la Sociedad, así como la evolución o transferencia de éstas cuando estas operaciones se produzcan. En función del tipo de sociedad mercantil, ésta deberá llevar un Libro concreto. De este modo, las sociedades de responsabilidad limitada, sociedad limitadas laborales y sociedades de garantía recíproca deben llevar un Libro de registro de socios; las sociedades de responsabilidad limitada unipersonal deben tener llevar un Libro de registro de la Sociedad y las sociedades anónimas, sociedades anónimas laborales y sociedades comanditarias por acciones deben llevar un Libro registro de acciones nominativas.
- Libros del IVA: Se trata de los siguientes libros: Libro de facturas emitidas, Libro de facturas recibidas y Libro de bienes de inversión y Libro de operaciones intracomunitarias en caso de haberlas.
Todos y cada uno de estos Libros se deben legalizar telemáticamente ante el Registro Mercantil correspondiente, tal y como aparece recogido en la Ley 14/2013 de 27 de Septiembre de Apoyo a los emprendedores y su internacionalización que establece en su artículo 18 que “todos los libros que, obligatoriamente deben llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluido los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio social”.
Desde el Departamento Fiscal – Mercantil de Arrabe Asesores podemos ayudarle en la confección, presentación y legalización telemática de los Libros Oficiales ante el Registro Mercantil. Contacte con nuestro Despacho en el teléfono 917 140 489 y pida cita con uno de nuestros asesores.
