Se prevé que la obligatoriedad de facturar electrónicamente para las empresas con ingresos menores de 6 millones de euros se retrase, como mínimo, hasta enero de 2026. Mientras que en el caso de las pymes y autónomos que ingresen menos de 8 millones de euros anuales, la obligación de facturar electrónicamente se pospondrá como mínimo hasta 2027.

El fin del papel en las facturas nació con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece de 2022 en la que se establecía que la facturación electrónica para empresas con ingresos mayores de 6 millones de euros anuales debía iniciarse en enero de 2025.

Aunque el Real Decreto de diciembre de 2024 establece que, a partir del 1 de julio de 2025, todas las empresas con ingresos menores de 6 millones de euros estarán obligadas a enviar sus facturas de forma telemática a Hacienda, este documento entra en contradicción con el reciente BOE. n.º 260, de 28 de octubre, que fija las características técnicas y funcionales de los sistemas informáticos destinados al intercambio de documentos entre el fisco y las empresas obligadas. Además, en esta orden ministerial se determina la fecha en la que los fabricantes de software deberán cumplir con las especificaciones de la Agencia Tributaria.

Una de las principales razones del retraso en la entrada en vigor de esta medida es la cantidad de alegaciones que ha recibido Hacienda, las cuales ocupan más de 200 páginas. Por ello, resulta coherente que la AEAT posponga esta obligación para las empresas con ingresos menores de 6 millones de euros hasta enero de 2026. Esta normativa ya es vigente para las corporaciones que ingresan cantidades superiores a esa cifra desde el año 2017.

Mientras que el proyecto que afecta a las compañías y autónomos con ingresos anuales superiores a 8 millones de euros establecía que estas tendrían que digitalizar sus facturas en el plazo de un año desde la aprobación del Real Decreto. En cambio, aquellos con ingresos menores a esa cantidad tendrían dos años para hacerlo. Así, aunque el reglamento se aprobara de forma expedita, la obligación para las empresas y profesionales con menores ingresos no se aplicaría hasta 2027.

Principales novedades de la facturación electrónica

Aunque la fecha exacta está por determinarse, ya se conocen algunas de las novedades que traerá este tipo de facturación.

Tipos de facturas electrónicas

Existen dos tipos principales de facturas electrónicas que deben diferenciarse: las de formato estructurado y las de formato no estructurado.

Ambas modalidades son documentos electrónicos que pueden enviarse a través de redes de comunicación digital, como Internet. La diferencia principal es que el formato estructurado permite su procesamiento automatizado, mientras que el formato no estructurado no tiene esta ventaja.

• Facturas en formato estructurado: Las facturas estructuradas contienen información en un formato específico que facilita su creación automática mediante los sistemas de facturación del emisor y su procesamiento automático por los sistemas contables y de pago del receptor. Ejemplos comunes de estos formatos incluyen XML (como UBL o Facturae) y EDIFACT.
• Facturas en formato no estructurado: Las facturas en formato no estructurado suelen presentarse como una imagen, lo cual significa que su integración en los sistemas informáticos del receptor requiere intervención manual o un proceso más costoso y, a menudo, no totalmente automatizado, como el uso de tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Ejemplos de este tipo incluyen facturas en papel escaneadas y archivos en formato PDF.

Obligaciones de contenido para las facturas electrónicas

Empresas que ingresen menos de 6 millones de euros anuales

Todas las facturas deberán contar con un código QR para que tanto los consumidores como la Agencia Tributaria puedan acceder a un enlace donde se especifiquen los siguientes datos:

• NIF de la empresa obligada.
• Número de serie o de factura.
• Fecha de expedición de la factura.
• Importe total.

Igualmente, todas las facturas incluirán la leyenda: «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «Veri*factu». Estos requisitos buscan asegurar que los datos contables de la empresa no puedan ocultarse, manipularse ni modificarse. En caso de detectarse alguna alteración, estos sistemas de facturación generarán una alerta. Además, será necesario garantizar la trazabilidad, conservación y legibilidad de todos los registros.

La Agencia Tributaria ha anunciado que tiene en proyecto crear una aplicación gratuita para facilitar el intercambio de información, pensada para empresas que emitan menos de cien facturas al año.

Pymes y autónomos

La factura electrónica requiere que pymes y autónomos generen estos documentos en formato digital, de manera similar a como lo harían en papel, incluyendo toda la información de la factura y las razones del servicio.

Ventajas de la facturación electrónica

Entre otras, la facturación electrónica permitirá:

• Disminuir el ciclo de tramitación.
• Anticipar el cobro.
• Reducir los costes de impresión y envío postal.
• Facilitar el acceso a las facturas almacenadas.
• Reducir drásticamente el espacio de almacenamiento.
• Menor consumo de papel y de transporte, promoviendo así una mayor responsabilidad ambiental.
• Luchar contra el fraude.
• Modernizar la economía y fomentar el desarrollo de la Sociedad de la Información.

Retos que presenta la facturación electrónica

Para alcanzar los beneficios de esta práctica, es necesario superar ciertos desafíos:

• Adopción de la facturación electrónica por parte de las pymes.
• Aceptación por parte de la sociedad.
• Implementación de la facturación electrónica en las administraciones públicas.
• Compatibilidad del sistema nacional de facturación electrónica con el de otros países.

Si tienes dudas sobre esta nueva obligación para las empresas puede contactar con nuestro área fiscal en los teléfonos 927 248 400 y 919 545 414.