Es más que habitual que muchas empresas adquieran vehículos para ceder su uso a trabajadores que los necesitan para el desarrollo de su jornada laboral como es el caso de los comerciales o cualquier trabajador que necesite desplazarse con frecuencia. Estos vehículos y, especialmente, su fiscalidad trae consigo bastantes dudas y problemas para la empresa. Desde GEFISCAL analizamos la fiscalidad ante la AEAT de los vehículos cedidos por la empresa a sus trabajadores.

Lo primero que debemos hacer antes de abordar la problemática en torno a los vehículos de empresa es si su uso es estrictamente laboral o, si, por el contrario, es mixto.

¿Qué ocurre cuándo el vehículo es utilizado por el trabajador para fines particulares?

El principal escollo que encuentra la AEAT y que puede convertirse en un quebradero de cabeza, tanto para empresa como para trabajador, es cuando ese vehículo cedido por la empresa al trabajador es utilizado por éste para fines particulares, para su uso fuera del horario laboral.

En este caso, si el vehículo va a ser utilizado por el empleado para fines particulares, esto debe estar contemplado en el propio contrato de trabajo o en un acuerdo suscrito entre empresa y trabajador, es decir, debe estar totalmente autorizado y documentado, de lo contrario, si el trabajador utiliza el vehículo para fines particulares sin que esté autorizado a ello, esto puede ser causa de despido.

Partiendo de la base de que la empresa autorice al trabajador al uso particular del vehículo, entramos de lleno en el tratamiento fiscal que va a tener ese vehículo tanto en IRPF como IVA.

Tratamiento fiscal del vehículo de empresa a efectos de IRPF

Cuando el vehículo de empresa tiene un uso mixto, es decir, se utiliza para fines profesionales (durante la jornada laboral del trabajador para atender a clientes, realizar desplazamientos) y también para fines particulares (fuera del horario laboral), este vehículo se considera que es una retribución en especie imputándose como tal en la nómina del trabajador, tributando en IRPF y cotizando a la Seguridad Social.

A la hora de imputarse como retribución en especie debemos tener en cuenta los siguientes supuestos:

• Entrega en propiedad del vehículo al trabajador: La retribución en especia incluirá el coste de adquisición del vehículo e impuestos asociados a la compra.
• Utilización del vehículo por el trabajador sin adquirir su propiedad: Si el vehículo es propiedad de la empresa, la retribución en especie será del 20% anual del coste de adquisición y si no es propiedad de la empresa, será del 20% anual sobre el valor de mercado del vehículo si fuese nuevo.
• Uso del vehículo por el trabajador y posterior entrega al mismo: Durante el período de utilización, la retribución en especie será del 20% anual sobre el valor de mercado del vehículo si fuese nuevo y si la entrega es posterior, la retribución en especie será el precio de mercado del coche usado en el momento de la entrega, pero teniendo en cuenta el uso anterior.

A estos importes se les pueden aplicar reducciones en el caso de vehículos eficientes energéticamente:

• Vehículos cuyas emisiones de CO2 no sean superiores a 120 g/km y con valor de mercado que correspondería al vehículo si fuera nuevo, antes de impuestos, no sea superior a 25.000 euros: 15%.
• Vehículos híbridos o propulsados por motores de combustión interna siempre que el valor de mercado que correspondería al vehículo si fuera nuevo, antes de impuestos, no sea superior a 35.000 euros: 20%.
• Vehículos eléctricos de batería (BEV), vehículos eléctricos de autonomía extendida (E-REV); o vehículos eléctrico híbrido enchufable (PHEV) con una autonomía mínima de 15 km siempre que, en este caso, el valor de mercado que correspondería al vehículo si fuera nuevo, antes de impuestos, no sea superior a 40.000 euros: 30%.

La retribución en especie está sometida a ingreso a cuenta, que es el resultado de aplicar el tipo de retención por IRPF correspondiente al salario del trabajador al valor del uso privado del vehículo. El importe del rendimiento íntegro de la retribución en especie está constituido por la suma del valor de la misma más el ingreso a cuenta que realizará la empresa, siempre y cuando no se haya repercutido al empleado.

Fiscalidad de los vehículos de empresa a efectos de IVA

En cuanto al IVA (cuestión que sólo afecta al empresario y muy controlada por la AEAT), al tratarse de un vehículo de uso mixto, la empresa podrá deducirse el 50% del IVA soportado. En el caso de que el uso del vehículo sea de más del 50% podrá intentar deducirse más de ese importe, pero la AEAT impone bastantes restricciones a esta posibilidad.

De hecho, la AEAT está en los últimos años, intensificando el control sobre este tipo de deducciones, basándose en la jurisprudencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE), la Audiencia Nacional (AN) y el Tribunal Económico – Administrativo Central (TEAC), que han establecido que es responsabilidad de la empresa acreditar la necesidad del uso del vehículo para el desempeño de la actividad laboral por parte del trabajador y que no se usa para fines particulares.

En el caso que abordamos, de que el vehículo tenga un uso mixto, la AEAT considera que debe utilizarse el criterio de la disponibilidad para fines particulares, tanto en el caso del IVA como en el IRPF. Este criterio ha sido concretado por la Audiencia Nacional como la totalidad del tiempo anual que no corresponde a la jornada laboral de los trabajadores, de tal manera que se tendrá en cuenta las horas previstas en el convenio colectivo y el tiempo de disponibilidad para los trabajadores, concretado en fines de semana, festivos, vacaciones y el horario fuera de la jornada de trabajo, en días laborables.

En tanto en cuanto, de cara a justificar ante la AEAT el uso del vehículo, se tendrá en cuenta lo establecido en el convenio colectivo; las posibles excepciones para determinadas categorías de trabajadores y los que superen el horario del convenio y la existencia de personal sin centro de trabajo o con permanentes desplazamientos.

Son ya muchas las inspecciones abiertas por la AEAT sobre la deducibilidad en IVA y fiscalidad de los vehículos de empresa utilizados por trabajadores, especialmente de cara a justificar si el uso es estrictamente profesional o si se hace uso particular del mismo.

Si tienen dudas o necesitan asesoramiento sobre la fiscalidad de los vehículos de empresa, les recomendamos contactar con nuestra área fiscal para solicitar presupuesto a través de los teléfonos 927 248 400 y 919 545 414.