De todos es sabido las circunstancias tan excepcionales que estamos viviendo. Quién nos iba a decir, cuando solo hace unos meses estábamos brindando con cava y celebrando el nuevo año, que meses después nos encontraríamos viviendo una pandemia, con la economía en estado de shock y confinados en casa sin poder salir.

Para algo así no existe preparación previa, por mucha simulación, escenarios y planes de contingencia que se puedan prever. Algo de la magnitud que estamos viviendo no se puede contemplar como escenario posible. También es cierto que en las situaciones más complejas es cuando las personas desarrollamos nuestro máximo potencial con creatividad, generosidad y trabajando en equipo, y alcanzamos cotas que, en otras circunstancias, nunca pensaríamos lograr.

Para Grupo Gefiscal ha sido un reto gestionar la situación de aislamiento decretada por el Gobierno y mantener nuestro servicio con los clientes.

Nuestro primer reto ha sido dar conectividad a todos y cada uno de los 130 integrantes de este gran equipo, desde sus hogares a nuestros sistemas corporativos. Adecuar equipos personales para que se conecten con unas garantías suficientes de seguridad en tiempo récord ha sido posible. Para ello, el área de sistemas tuvo que redimensionar nuestra arquitectura de comunicaciones y seguridad para ampliar el número de túneles VPN hacia nuestro centro de proceso de datos.

Grupo Gefiscal viene desde hace tiempo mejorando sus sistemas para conseguir una integración con un Cloud Hibrido, basándonos en soluciones de los mejores fabricantes del mercado, como Microsoft, Citrix, Sophos, StormShield…, arquitectura que facilita enormemente la movilidad. Tanto es así, que hemos desplazado equipos físicamente sin tener la más mínima incidencia en el sistema, manteniendo procesos la validación y pertenencia.

No debemos olvidar que nuestro objetivo a corto plazo es dotar de movilidad completa al mayor número de empleados del grupo.  Dentro del concepto de movilidad no nos podemos olvidar de las comunicaciones telefónicas, muy importantes en nuestro negocio. Para este fin disponemos de una centralita virtual que, con la configuración aplicada actualmente, permite una enorme flexibilidad. Hasta tal punto que nos ha permitido trasladar nuestra centralita a un domicilio y mantener una ratio de atención bastante alta, derivando llamadas tanto a dispositivos móviles como a extensiones virtuales en equipos de trabajo.

Como complemento a estas políticas de comunicación, hemos implantado un sistema de video conferencia que nos ha permitido mantener a toda nuestra organización completamente coordinada y motivada.

Con toda esta operativa, el reto principal se nos planteó desde el área económico tributaria. Los clientes debían hacer llegar a su asesor las facturas y los documentos necesarios para contabilizarlas y poder confeccionar las obligaciones de la empresa. La solución facilitada desde el área TIC ha sido el desarrollo de dos aplicaciones que trabajan de manera complementaria: un sincronizador y un visualizador. El cliente escanea con su móvil las facturas y se las remite a su asesor. En esta fase es donde entra en uso el sincronizador, una aplicación autónoma que se encarga de descargar los mensajes recibidos, identificar a la persona que lo remite, lo asocia a un asesor y guarda los documentos adjuntos del mensaje en una estructura de carpetas, notificando al asesor que ha recibido documentos para su procesamiento.

Entonces, entra en situación el visualizador, una aplicación que ejecuta cada asesor y recorre los documentos recibidos, lo que permite la visualización de una forma cómoda para la posterior mecanización contable de los mismos. De esta forma hemos puesto a disposición del asesor las facturas del cliente sin requerir contacto entre ambos y sin disponer de los documentos físicos. Siempre se ha dicho que la necesidad agudiza el ingenio y esto ha sido una prueba de ello.

Nuestra adaptación ha sido excelente y debemos agradecer a todos los integrantes del grupo su predisposición e interés en hacer suyas todas estas medidas. ¡Enhorabuena a todos! Los sistemas generan la base operativa, pero los procesos y aplicaciones fortalecen la productividad del negocio.

José Manuel Machacón (TIC) y Luis Miguel Hernández (Sistemas)                                                                                                                              Grupo Gefiscal

 

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